21h47 tối chủ nhật, mẹ bé Minh Khôi chuyển 3 triệu 6 tiền học phí. Vài giây sau, phiếu thu đổi trạng thái, email biên lai được gửi đi và tên bé xuất hiện trong lớp Starters sáng thứ bảy. Gọn. Sáng thứ hai, lễ tân chỉ mở danh sách rồi làm việc, không phải lật ảnh chuyển khoản tối hôm trước. Xem thêm MONA Media. bài liên quan trên trang
Chuyện nhỏ ấy từng khiến mình thức từ 6h40 để dò ứng dụng ngân hàng. Lớp đầu ngày bắt đầu lúc 8h, phụ huynh chuyển tiền tối thì sáng ra phải xác nhận cho kịp. Có hôm mình còn nằm trên giường, chưa đánh răng đã làm phần việc của kế toán.
Trung tâm tụi mình mở ở Gò Vấp từ năm 2021, có 3 phòng, phòng lớn kê 16 bàn, tháng này quản lý 96 học viên trong 11 lớp, còn vợ chồng mình dạy cùng 4 giáo viên thỉnh giảng. Đông vừa đủ. Chỉ một dấu “đã đóng” đặt sai chỗ là lễ tân, giáo viên và phụ huynh đều bị kéo vào.
Mỗi tuần có mấy việc đều hỏi tới học phí
Thứ hai là ngày xếp học viên mới. Thứ tư, lễ tân gọi cho những bạn đã nghỉ hai buổi. Thứ sáu phải khóa danh sách thi thử 8h sáng chủ nhật để giáo viên chuẩn bị đề; bài được chấm và trả trong chiều. Cuối tháng còn bảng lương, tính theo số buổi mỗi thầy cô đứng lớp thật.
Lớp đông của trung tâm là IELTS mục tiêu 6.0, có 12 bạn. Cô Trâm dạy ở phòng 203 lúc 18h15 các ngày thứ ba, năm, bảy. Nhóm nhỏ hơn là Starters cho học sinh lớp 2 và lớp 3, học sáng thứ bảy, hiện có 8 bé.
Một khóa dài 24 buổi. Học phí thiếu nhi là 3 triệu 6, IELTS là 4 triệu 850. Phụ huynh có thể trả một lần hoặc chia hai đợt, trong đó đợt hai cần xong trước buổi thứ 13.
Giữ chỗ cho người chưa đóng dễ làm lớp khai giảng hụt 3 bạn. Phòng kê 16 bàn mà chỉ có 9 học viên trông rất trống. Ngược lại, gọi nhắc người đã chuyển rồi thì họ bực. Mình từng nhận tin: “Chị chuyển từ tối thứ sáu rồi em nhé.” Đọc xong chỉ muốn trốn khỏi bàn lễ tân.
File Excel cũ sai từ đâu
Trước đây lễ tân gửi số tài khoản qua Zalo, kèm mẫu nội dung gồm tên học viên và tên lớp. Phụ huynh chuyển xong sẽ chụp màn hình. Bạn lễ tân mở ứng dụng ngân hàng, dò khoản tiền, nhập lại vào Excel rồi tô vàng người đóng đủ, tô cam người mới đóng đợt một.
Nội dung nhận được hiếm khi giống mẫu. Người ghi “Hoc phi be Bo”, người ghi “Me be Minh Khoi”. Có phụ huynh dùng tên của mình trong khi danh sách lớp lưu tên con. Trung tâm lại có hai bạn cùng tên Nguyễn Gia Bảo, một học Movers và một học Flyers, cùng nộp trong một tuần. Lễ tân từng tick nhầm rồi gọi nhắc sai người.
Tiền chuyển lúc 21h47 chủ nhật thường phải chờ tới sáng mới được nhìn thấy. Cuối tháng, sao kê và Excel lệch vài dòng là chuyện quen. Hai vợ chồng có hôm ngồi tới 10h tối vẫn dò chưa xong.
Theo Ngân hàng Nhà nước, giao dịch không dùng tiền mặt qua Internet và điện thoại đã tăng mạnh trong những năm gần đây. Phụ huynh gần như bỏ hẳn việc cầm tiền mặt tới trung tâm. Tiền đến nhanh hơn, còn khâu ghi tên vào lớp lúc đó vẫn phụ thuộc vào người trực.
Một buổi tối nối phiếu thu với danh sách lớp
Đầu năm, mình nhờ một học trò cũ đang làm lập trình viên xem lại phần mềm quản lý riêng. Mỗi phiếu thu được sửa để sinh một QR đúng số tiền, rồi lễ tân gửi mã đó qua Zalo. Khi phụ huynh quét, tiền đi thẳng vào tài khoản ngân hàng của trung tâm.
Bạn ấy dùng MONA Pay cho phần nhận báo có, đọc tài liệu webhook của MONA Pay rồi làm bộ phận nhận tín hiệu trong một buổi tối. Trước khi phần mềm đánh dấu phiếu thu, chữ ký HMAC-SHA256 trên tín hiệu phải được kiểm tra. Mình chỉ hiểu nôm na là cuộc gọi đúng nguồn mới được quyền sửa dữ liệu lớp.
Hệ thống còn gửi báo có vào nhóm Zalo nội bộ. Vì vậy mình đang ngồi ở quán cà phê vẫn thấy học viên nào vừa đóng. Cuối tháng gần nhất, phần mềm khớp sao kê, lễ tân không phải ở lại và được về sớm hai tiếng.
MONA Pay xử lý phần báo tin; quy tắc xếp lớp vẫn do trung tâm đặt. Đóng đủ thì giữ chỗ, đóng đợt một thì ghi đúng trạng thái, tiền chưa tới thì chưa kích hoạt. Tách như vậy giúp cô Trâm không bị gọi ra giữa tiết chỉ để xác minh một khoản thu.
Bốn phần tụi mình vẫn phải tự lo
Phần khó đầu tiên là kỹ thuật. Trung tâm dùng phần mềm riêng nên không có nút cắm sẵn. Nếu không nhờ được học trò cũ biết code, vợ chồng mình sẽ không tự viết nổi chỗ nhận webhook. Nhà nào không có người làm phần mềm cần tính việc này trước.
Khâu nối tài khoản cũng yêu cầu chính chủ nhập OTP. Mình phải tự ngồi làm, lễ tân không thể nhận thay. Lúc bận thì hơi phiền, nhưng tài khoản ngân hàng của trung tâm vẫn chỉ do một người nắm.
Tài khoản chính lâu nay nằm ở ngân hàng chưa nối được. Tụi mình mở một tài khoản khác tại ngân hàng đang chạy; những nhà băng còn lại vẫn trong giai đoạn đăng ký kết nối. Kế toán nội bộ vì thế có thêm một bước chuyển tiền.
Cuối cùng, 6 phụ huynh lớn tuổi vẫn thích chuyển tay, phần nội dung viết theo thói quen. Lễ tân tiếp tục dò riêng các khoản đó. Mình không ép mọi nhà thay cách trả chỉ để bảng tính nhìn đẹp.
Phần việc đáng lẽ thuộc về lớp học
Tháng 10, tụi mình mở lớp giao tiếp cho người đi làm lúc 19h30 thứ hai và thứ tư. Phòng có 14 chỗ, hiện 9 người đã đăng ký. Lễ tân giờ dành buổi sáng để xếp tài liệu, gọi học viên vắng và hỗ trợ giáo viên.
Phần mềm không giúp một bạn tăng điểm IELTS sau một đêm. Nó chỉ trả lại thời gian từng mất cho sao kê. Với trung tâm 96 học viên, ngủ yên sáng thứ hai và không gọi nhắc nhầm phụ huynh đã đủ đáng kể rồi.
